Las secretarias y/o asistentes administrativas son aquellas personas encargadas de atender al público, administrar la agenda de sus jefes y superiores laborales respectivos, y gestionar información confidencial, entre otras tareas.
Generalmente en Colombia, el cargo es ejercido por mujeres. No obstante, ser del género masculino no es un factor excluyente para el ejercicio de esta ocupación, aunque el sector predominante sea el femenino.
Las secretarias acostumbran a encargarse de temas de materia confidencial de gerencia, presidencia, y/o dirección de alguna empresa.
También suelen gestionar despachos, oficinas y/o consultorios de profesionales de todo tipo (abogados, médicos, ingenieros, arquitectos, etc).
Qué estudiar para ser secretaria
Según la ley 9 de 1984 expedida por el congreso de Colombia, mediante la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión de secretariado, en su artículo 1° establece que:
Se reglamenta el ejercicio de la profesión de Secretariado en las áreas Comercial y Bilingüe, en las modalidades de formación intermedia profesional y tecnológica en los colegios mayores.
No obstante, y mediante la misma ley, se señala en su artículo 7, que habrá dos clases de secretarios/as:
- Titulados que se llamarán secretarios por sus estudios académicos y su título obtenido en una institución aprobada por la ley para dicho efecto.
- No titulados que acreditarán su idoneidad y experiencia en secretariado.
Habrá que tener en cuenta que en la actualidad, en Colombia, para ejercer como secretaria, no siempre se exige un título profesional o un estudio específico en dicha área (secretariado). Como lo dijimos antes, también se puede aplicar a dicho cargo teniendo solo el título de bachiller académico y la experiencia previa en un cargo asistencial.
El estudiar una carrera técnica o tecnológica en secretariado es algo opcional. Sin embargo, si lo que se desea es obtener un título, es algo necesario.
Ser bachiller académico sí suele ser un requisito para ejercer el secretariado.
Qué hace una secretaria: su día a día
Dentro de las funciones destacadas en el trabajo de una secretaria, podemos encontrar:
- Manejo y gestión documental: a diario las secretarias deben lidiar con muchos documentos, ya sean de correspondencia recibida o de documentos que deben ser leídos, respondidos y re-enviados. De igual manera esta gestión no solo se realizará de manera física (archivo), sino también electrónica.
- Manejo de agenda: Consiste en el manejo y la organización de los tiempos de su jefe, el agendamiento de citas, viajes, compra de tiquetes, reservas de hospedajes, etc.
- Atención al público y/o al usuario: Una secretaria desempeñará siempre labores de atención al público. Debe brindar la información que le sea autorizada otorgar y ser el puente principal de comunicación entre su jefe y/o el cliente.
- Elaboración y redacción de documentos: Independientemente del formato, ya sea un informe en Word, un presupuesto en Excel o una presentación de diapositivas en power point, etc.
- Canal de comunicación con las demás áreas de la empresa o agentes externos: La secretaria se encargará de comunicar las notificaciones importantes que puedan afectar a otras áreas de la empresa o que requieran de un trabajo conjunto con su despacho, así como de coordinar su funcionamiento.
- Atención de llamadas, correos electrónicos y paquete de office.
Competencias necesarias para ser secretaria
Para ser secretaria, es necesario tener aptitudes de servicio y asistencia. Además, se debe sentir gusto por la realización de múltiples labores de oficina y computo.
También te será muy útil el ser buena en la realización de actividades administrativas y de gestión.
Además, es esencial tener cualidades como la comunicación asertiva, el movimiento, la prudencia, la planificación y el orden.